7 Gründe für die Archivierung von Behördendokumenten mit Foxit

Die Regierungsbehörden der Vereinigten Staaten haben ihre eigenen, einzigartigen Bedürfnisse, wenn es um die Archivierung von Dokumenten geht. Diese hängen mit den Gesetzesvorschriften zusammen. Wenn Sie in einer solchen Organisation für die Verwaltung der Archive verantwortlich sind, müssen Sie den richtigen Weg finden, um mit Informationen umzugehen, die sowohl physische Aufzeichnungen als auch digitale Dateien umfassen, von gescanntem Papier bis hin zu JPEG-Bildern und E-Mail-Nachrichten.

Im Hintergrund der laufenden Bemühungen um die Modernisierung der Verfahren zur Speicherung und Archivierung von Inhalten ist dies ein entscheidender Zeitpunkt, um die Art und Weise, wie Ihr Büro mit seinen Unterlagen umgeht, zu überdenken. Wenn Ihre Prozesse noch nicht mit dem digitalen Zeitalter Schritt gehalten haben oder wenn die Lösungen, die Sie zum Scannen, Konvertieren und Speichern von Dateien verwenden, nicht den Standards und besten Verfahren entsprechen, können und sollten Sie jetzt Änderungen vornehmen.

Gründe für die Archivierung von Regierungsdokumenten mit Foxit

Die von Foxit angebotenen Lösungen stellen womöglich Ihre beste Wahl für die Archivierung von Regierungsdokumenten dar. Die folgenden Gründe zeigen Ihnen, wie und warum diese Software-Tools Ihnen helfen können, Ihr Büro gesetzeskonform zu machen und Effizienzsteigerungen zu erzielen, die sich auch unmittelbar und positiv auf Ihr Budget auswirken werden.

1. Sie müssen eine Richtlinie einhalten.

Die Konvertierung von Behördenunterlagen in ein digitales Format ist keine Option mehr, die jede Behörde in ihrem eigenen Tempo verfolgen kann. Die National Archives and Records Administration (NARA) ist in den USA mit einer übergreifenden Maßnahme, die sich an alle Regierungsabteilungen richtet, eingeschritten. Als Teil der Bemühungen der NARA, eine vollständig papierlose Regierung zu ermöglichen, hat sie von allen Organisationen, die sie beaufsichtigt, verlangt, bis Ende 2019 dauerhafte und elektronische Informationen digital aufzubewahren und alle Unterlagen bis zum 31. Dezember 2022 in diesem Format zu speichern.

Diese Schritte in Richtung Digitalisierung, die gemeinsam Teil der Federal Electronic Records Modernization Initiative (FERMI) sind, sollen nun durch alle US-Regierungsorganisationen genau befolgt werden. Da die NARA jetzt schon Inspektionen durchführt, um den Fortschritt zu überprüfen, tickt die Uhr für diese Umstellung bereits. Nach Ablauf der Frist im Jahr 2022 wird die NARA alle analogen Aufzeichnungen, die an ihre Archivierungszentren geschickt werden, soweit wie möglich ablehnen. Unabhängig davon, ob die Daten im digitalen Format oder auf Papier „geboren“ wurden, müssen sie elektronisch und mit den korrekten Metadaten protokolliert werden.

Die US-Behörden haben seit Jahren Zugang zu den Strategiedokumenten von NARA. Einige mögen sich aufgrund von Trägheit in ihren eigenen Prozessen oder scheinbar mangelnder Dringlichkeit dagegen gesträubt haben – die Frist war bei der ursprünglichen Ankündigung fast sechs Jahre entfernt – aber die Zeit, sich anzupassen, ist nun gekommen. Organisationen, die keine Pläne für die Konvertierung und Speicherung aller ihrer Informationen haben, könnten sich von einem Tag auf den anderen in einem Status der Nichteinhaltung der Richtlinien befinden, während sie sich gleichzeitig um die Beschaffung von Archivierungslösungen bemühen. Um einen solchen Umstand zu vermeiden, ist es am besten, wenn man sofort ein effektives System installiert.

2. Die PDF/A-Konvertierung macht das Speichern und Durchsuchen von Dokumenten einfacher.

Sobald Sie sich zur Konvertierung der Unterlagen Ihrer Organisation verpflichtet haben, ist es an der Zeit, ein einheitliches Format zu wählen. Die offensichtliche Wahl ist PDF/A. Die Verwendung von Foxit-Lösungen zur Konvertierung Ihrer Informationen in dieses Format (eine Version des PDF-Standards, die darauf ausgelegt ist, Daten präzise und leicht zugänglich zu speichern) kann für ein Büro mehrere Vorteile haben. PDF/A ist nicht nur ein von der NARA genehmigtes Format, das von der US-Behörde selbst als Beispiel für die effektive Speicherung von Textdatensätzen genannt wird, sondern es ist auch einfach zu handhaben.

PDF/A kombiniert die Benutzerfreundlichkeit von PDF mit zusätzlichen archivierungsfreundlichen Eigenschaften. Die PDF Association weist darauf hin, dass das PDF/A-Format von der International Standards Organization (ISO) entwickelt wurde, um das Erscheinungsbild von Dokumenten über längere Zeit hinweg zu erhalten und die Geschichte des Dokuments als Metadaten im Dokument zu speichern. Es besteht dann keine Unklarheit mehr darüber, wie sich diese Dateien im Laufe der Zeit verändert haben; dies macht sie für jedes Archiv wertvoll.

Über diese spezifischen Merkmale hinaus bietet PDF/A die Vorteile von PDF – insbesondere unterstützen diese Dateien eine Komprimierung, die eine geringe Größe und damit eine Reduzierung der für die Speicherung erforderlichen Ressourcen ermöglicht. Behörden können bis zu 50 % der Speicherkosten einsparen, was geringere Ausgaben für Server, Serverräume und Energie erfordert. Darüber hinaus können PDFs im Gegensatz zu einfachen Bilddateien direkt per OCR im Text durchsucht werden. Dies macht es für Behörden viel einfacher und schneller, relevante Daten aus ihren Archiven abzurufen. Diese direkte Suche im Text ist unabhängig davon möglich, ob die PDF-Datei digital hergestellt wurde oder aus einem gescannten Dokument erstellt wurde. Der durchsuchbare Text wird in diesem Prozess von einem optischen Zeichenerkennungssystem (OCR) erkannt.

3. Sie suchen eine einfache Möglichkeit, um gescannte physische Datensätze zu konvertieren?

Während in den USA die NARA-Frist für die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Dokumenten in digitaler Form kurz vor dem Inkrafttreten steht, könnte die zweite Frist im Zusammenhang mit FERMI (eine Richtlinie, dass alle Dokumente bis Dezember 2022 digitalisiert sein müssen) für eine US-Behörde besorgniserregender sein. Die Besorgnis darüber, wie ein großes Archiv von physischen Dokumenten umgewandelt werden soll, könnte das Problem sein, das viele Organisationen davon abhält, sich an die Vorschriften zu halten. Die Übernahme der Konvertierungslösungen von Foxit kann für Ihre Behörde der Weg durch solch eine Unsicherheit sein.

Wenn Sie über einen Foxit Rendition Server verfügen, der für die Abwicklung großer Konvertierungsaufträge konfiguriert werden kann, entweder als einmalige Aktion für ein bestehendes Archiv oder auf kontinuierlicher Basis, erscheint der sprichwörtliche Berg von Papierunterlagen nicht mehr so einschüchternd. Der Konvertierungsprozess, der über eine benutzerfreundliche Web-Service-Plattform abgewickelt wird, kann gescannte Dateien schnell und automatisch in die Arten von Dokumenten verwandeln, die Ihre Behörde benötigt, um die NARA-Anforderungen zu erfüllen. Im Falle einer langfristigen, FERMI-konformen Archivierung bedeutet dies, dass die PDF/A-Dateien im Text durchsuchbar sind, wobei OCR dafür sorgt, dass der gedruckte Text maschinenlesbar ist.

4. Ihre Archivierungsstrategie muss digitale Dokumente unterschiedlicher Herkunft umfassen.

Zusätzlich zu Ihren gescannten Dateien sollte die Archivierungsstrategie Ihrer Behörde auch andere Dateitypen umfassen und all diese digitalen Informationen in dasselbe konsistente PDF/A-Format umwandeln. HTML-Webseiten und E-Mail-Nachrichten, die gängige Formen digitaler Inhalte in Behörden sind, enthalten aktive Elemente, die das Aussehen der Webseite oder E-Mail im Laufe der Zeit verändern können. Die Lösungen von Foxit können diese in stabile, sichere PDF/A-Dateien umwandeln, die den Inhalt in seiner ursprünglichen Form bewahren – und das schnell und effizient. E-Mails und angehängte Dateien können somit zusammen archiviert werden, um später ein klares Bild von der ursprünglichen Nachricht zu erhalten.

Andere Dateitypen, die möglicherweise in PDF/A konvertiert werden müssen, sind Microsoft Office-Dokumente aus Word, Excel, PowerPoint oder anderen Quellen sowie komprimierte ZIP-Dateien und Bilder. Bilder können auf Computern oder mobilen Geräten erzeugt werden oder bereits gescannte Dateien darstellen. Wenn es sich um flache Bilddateien handelt, die Text darstellen, kann OCR den Inhalt durchsuchbar machen. Darüber hinaus müssen US-Organisationen, die Faxe verwenden, diese Mitteilungen ebenfalls archivieren.

Eine der Hauptfunktionen von Foxit Rendition Server besteht darin, dass er erkennen kann, wann OCR erforderlich ist – nämlich dann, wenn eine Datei keine vorhandene Textebene hat. Wenn ein digitales Dokument bereits durchsuchbaren Text enthält, umgeht der Server einfach die OCR-Phase und stellt so sicher, dass das neue PDF/A zu 100 % korrekt ist und gleichzeitig unnötige Verarbeitungszeit in Ihrem Konvertierungsfluss vermieden wird.

5. Integration, Automatisierung und Benutzerfreundlichkeit sind für Ihre Archivierungslösungen von zentraler Bedeutung.

Die Verpflichtung zur Konvertierung von Dokumenten in genehmigte Archivformate sollte keine massive Investition von Zeit und Energie für Ihre Mitarbeiter darstellen. Wenn Sie jedoch einen suboptimalen Dokumentenmanagement-Workflow erstellen, kann dieses produktivitätshemmende Ergebnis eintreten. Die Lösungen von Foxit sind zum Teil deshalb effektiv, weil sie es Ihrem Personal ermöglichen, große Mengen an Dateien zu konvertieren, ohne übermäßig viel Zeit mit der praktischen Arbeit zu verbringen.

Durch die Verbindung mit Ihren anderen digitalen Systemen über APIs ermöglichen es die auf Web Services basierenden Foxit-Tools Ihrem Team, große Mengen an Dokumenten automatisch und mit minimalem Aufwand für die Mitarbeiter zu verarbeiten. Darüber hinaus werden Ihre Dokumentkonvertierungsprozesse durch die automatische Ausfallsicherung und Lastverteilung im Rendition Server, im Falle eines Ausfalls eines einzelnen Servers innerhalb Ihrer IT-Umgebung, nicht gestört.

Wenn große Mengen an Konvertierungsvorgängen durchgeführt werden müssen, wie z. B. bei der Digitalisierung eines großen Dateiarchivs und der Anwendung von erweiterter Komprimierung oder OCR, kann der Rendition Server die Anzahl der bei der Verarbeitung verwendeten Server automatisch erhöhen oder verringern. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihr Konvertierungsprozess effizient arbeiten kann, ohne Ihre IT-Architektur zu überfordern, unabhängig vom Auf und Ab im Verarbeitungsbedarf Ihres Unternehmens. Darüber hinaus kann Ihre Abteilung mit Multi-Threading oder gleichzeitiger Multi-Core-Verarbeitung große Mengen von PDF/A-Dateien in einem kürzeren Zeitrahmen effizient erstellen. Hinsichtlich des Einsatzes von Ressourcen, Zeit und Aufwand besteht nämlich ein großer Unterschied zwischen einer skalierbaren, stark automatisierten und gut integrierten Lösung und einer manuell anspruchsvolleren Alternative.

6. Sie brauchen Haushaltseinsparungen und höhere Effizienz durch hochwertige Archivierung.

Wenn Ihre Behörde in der Lage ist, ihre Dokumente im PDF/A-Format zu speichern, kann sie massive Einsparungen bei den Kosten für die Cloud- und Server-Speicherung erzielen. Wenn die Dateien über die typischen Standards der G4- oder TIFF-Komprimierungsverfahren hinaus komprimiert werden, können sie erheblich kleiner als die ursprünglichen flachen Bilder werden. Abteilungen können daher mehr komprimierte PDFs auf weniger Servern speichern, als wenn sie ein alternatives Format verwendet hätten, was zu Einsparungen bei Hardware, Energieverbrauch und Serverraum-Immobilien führt. Für Unternehmen mit Cloud-Speicherumgebungen kann die Komprimierung dazu beitragen, die Gebühren für versteckte Datenausgänge und die Gesamt-TCO für Cloud-Speicher um die Hälfte der heutigen Ausgaben zu senken.

Die Möglichkeit, den Text in PDF/A-Dateien zu durchsuchen, ermöglicht ebenfalls ein enormes Zeiteinsparungspotenzial. Bei der Durchführung einer Suche in den Archiven der Abteilung, z.B. bei einer Anfrage nach dem Gesetz über die Informationsfreiheit (FOIA), muss das Personal möglicherweise Hunderte oder sogar Tausende von Dokumentenseiten durchlesen, wenn diese als flache Bilddateien gespeichert werden. Die Verwendung von OCR zur Erstellung durchsuchbarer Textebenen kann Ihren Mitarbeitern Stunden zurückgeben, indem die manuelle Suche durch eine einfache, sofortige Stichwortsuche ersetzt wird, so dass sie statt einer mühevollen Suche wertvollere Arbeit leisten können.

Die Konzentration auf die Einhaltung von Richtlinien mag zwar der motivierende Faktor sein, der die US-Bundesbehörden letztendlich dazu veranlasst, ihre Dokumente zu konvertieren, aber es lohnt sich zu bedenken, dass diese Organisationen durch den digitalen Vorstoß wahrscheinlich auch an Effektivität und Effizienz gewinnen werden. Dieser Fortschritt kann die Investition in die Konvertierung in ein neues Licht rücken. Die Umstellung auf die digitale Archivierung ist nicht nur eine gesetzliche Notwendigkeit für Behörden in den USA, sondern wird sich in Zukunft auch spürbar für sie auszahlen.

7. Sie wollen so bald wie möglich mit der Verbesserung Ihrer Archivierung beginnen.

Da die NARA bereits die Bereitschaft der US-Behörden zur digitalen Archivierung überprüft und einige Organisationen in der Erfüllung dieser Anforderungen deutlich im Rückstand sind, ist jetzt für viele der richtige Zeitpunkt, um über die Einhaltung dieser Vorschriften nachzudenken. Unabhängig von der Größe der vorhandenen Archivierungsbestände Ihrer Behörde, ob im digitalen oder analogen Format, benötigen Sie einen Plan, um diese Dateien in einem entsprechend standardisierten, kostengünstigen und kompatiblen elektronischen Format zu archivieren.

Durch die API-basierte Integration mit Ihren bestehenden Systemen kann der Rendition Server von Foxit zu einem nahtlosen Teil Ihrer Informationsinfrastruktur werden. Das Vor-Ort-Webdienstmodell ermöglicht die Sicherheit, die Sie zusätzlich zu dem unternehmensweiten Zugriff und der einfachen Nutzung benötigen. Dies ist eine sehr benutzerfreundliche Lösung, die Ihren Teammitgliedern ermöglichen wird, sich schnell an die Integration des Servers in ihre Arbeitsabläufe zu gewöhnen.

Das Foxit-Team arbeitet mit einem agilen Produktentwicklungszyklus und führt ständig neue Funktionen und Aktualisierungen ein (alle 3 Wochen!), um sicherzustellen, dass unsere hochmodernen Komprimierungs- und Konvertierungsfunktionen Kundenunternehmen effektiv dabei helfen, ihre Ziele zu erreichen. Wenn Ihre Behörde Teil dieser Gruppe wird, profitiert sie auch von allen Effizienzvorteilen, die ein konsistentes PDF/A-Archiv mit sich bringt, und nicht nur von dem Gesamtziel der Einhaltung der Vorschriften.

Glänzen Sie bei Ihrer Archivierung!

Die Hauptfrage, die sich Ihre Behörde intern stellen sollte, ist, wie zufrieden Ihre Mitarbeiter mit dem aktuellen Stand der Archivierung sind. Im NARA-Bericht von 2018 über den Stand der Datenspeicherung gaben 98% der Befragten auf US-Bundesebene an, dass sie beabsichtigen, ihre permanenten elektronischen Aufzeichnungen bis Ende 2019 konform zu verwalten. Einige Elemente der NARA-Konformität scheinen jedoch in den US-Behörden Fragen aufzuwerfen, da zahlreiche Behörden in selbst verwalteten Fragebögen bezüglich ihres Konformitätsstatus bisher nur geringe Erfolgsergebnisse angeben haben.

NARA stellte als Herausforderungen fest, die US-Organisationen daran hindern, ihre Aufzeichnungen erfolgreich zu verwalten: z.B. die Tatsache, dass sich die Technologie schnell weiterentwickelt, und dass das Informationsvolumen und die Erwartungen hoch sind. Dies sind zwar Erklärungen für die mit dem Konformitätsprozess verbundenen Schwierigkeiten, jedoch sind es keine Ausreden. Eine US-Behörde muss ihre Daten für FOIA-Anfragen und andere Recherchen in genehmigten Formaten und effektiv verwalteten Systemen zur Verfügung stellen. Wenn man bedenkt, dass die auf der Einhaltung der Vorschriften basierenden Upgrades auch potenzielle operative Vorteile mit sich bringen, gibt es für US-Behörden keinen Grund, bei den Upgrades ihrer Archivierungslösungen zu zögern.

Sie können auch das Ziel erreichen, eine der führenden Behörden aus der Archivierungsperspektive zu werden, wenn Sie die richtigen Investitionen tätigen – wenden Sie sich an Foxit, um zu erfahren, wie Sie die Umsetzung bewerkstelligen können.