Geht es bei der Komprimierung nur darum, Speicherkosten zu sparen?

Die Antwort lautet: Nein. Und wir erklären warum nicht. Die Komprimierung von Dateien ist tatsächlich sehr hilfreich, um Speicherkosten zu sparen – manchmal um mehr als 50%! Allerdings bietet die Nutzung dieser essentiellen Software auch viel bedeutendere Vorteile, von denen einige Sie sogar überraschen könnten.

Einfaches Versenden von E-Mails

“Die Datei ist zu groß” – eine Meldung, die sogar einen Priester zum Fluchen bringen könnte. Wir alle kennen den Frust, der entsteht, wenn man große Anhänge versenden will und dann vor einer Fehlermeldung seines E-Mail-Anbieters steht, die einen in seinem Arbeitsprozess um Meilen zurückwirft. Nun muss man zuerst einen Weg finden, die Dateigröße zu verkleinern, bevor man die Mail endlich versenden und sich um Hunderte andere Dinge kümmern kann, die auf der eigenen To-Do Liste stehen. Stellen Sie sich nun vor, dieses Problem Dutzende Male pro Tag zu haben, z. B. beim Versenden von Kontenauszügen, Rechnungen und Anträge!

E-Mails, die den Empfänger nicht erreichen oder zu groß sind, um versandt zu werden, stellen ein wirkliches Problem dar, besonders wenn es um zeitkritische oder besonders wichtige Dokumente geht. Die Größe ist wichtig – lassen Sie sich da von niemandem etwas anderes erzählen. Beispielsweise lassen sich Schwarz-Weiß-Dokumente auf 10% ihrer ursprünglichen Größe verkleinern, während farbige Dokumente sogar auf nur 1% ihrer Größe reduziert werden können. Dokumente auf einen so kleinen Prozentwert ihrer Originalgröße zu komprimieren macht es viel einfacher, unterhalb der Dateigrößenbeschränkung zu bleiben und vermeidet, dass die Ihre E-Mails im Postausgang hängen bleiben.

Schnellere Ladezeiten bedeuten mehr Zeit für Wichtigeres

Kleinere, komprimierte Dokumente sind nicht nur einfacher hochzuladen, sondern es ist auch einfacher, sie herunterzuladen. Das Abrufen von Dokumenten aus dem Netzwerk, die zu lange brauchen, um heruntergeladen zu werden, führt zum Verlust Tausender Arbeitsstunden und zunehmendem Frust. Das Herunterladen von komprimierten Dokumenten dauert hingegen nur halb so lange. Stellen Sie sich nur vor, was Sie mit der ganzen zusätzlichen Zeit anstellen könnten! Gönnen Sie sich einen Snack, einen kurzen Blick auf Ihr Handy (wir alle tun das gelegentlich), ordnen Sie endlich Ihr Postfach, anstatt das wie früher wochenlang aufzuschieben … die Möglichkeiten sind grenzenlos.

Und nicht nur das – komprimierte Dateien bieten auch ein besseres Kundenerlebnis. Wenn Sie schneller auf Dateien zugreifen können, werden Sie auch schneller auf Kundenanfragen reagieren können. Kennen Sie die englische Redewendung: “Happy wife, happy life” (glückliche Gattin, glückliches Leben)? Machen Sie sich bereit für: Glücklicher Kunde, glückliches Unternehmen.

Teilen heißt: sich kümmern

Komprimierte Dateien lassen sich im Vergleich zu ihren aufgeblähten Gegenstücken viel besser teilen. Die Übertragung von Dokumenten ist nach der Komprimierung zweifelsfrei schneller und das ganz ohne Datenverlust. Das macht es viel einfacher für Mitarbeiter und Kunden gleichermaßen, auf Dateien von ihrem PC oder mobilem Gerät aus zuzugreifen, sodass die entsprechenden Parteien immer in der Lage sind, die benötigten Informationen abzurufen.

Beispielsweise müssen Rechtsfirmen regelmäßig Dateien auf Portalen wie eDiscovery hochladen. In unkomprimierter Form dauert es unpraktisch lange, auf diese tausendseitigen Dokumente zuzugreifen. Cleary Gottlieb Steen & Hamilton LLP fand z.B. heraus, dass sowohl seine Anwälte als auch seine Kunden Schwierigkeiten damit hatten, fallrelevante Dokumente abzurufen. Nachdem die Firma verlustfreie Kompressionssoftware implementiert hatte, konnte sie das Problem lösen, sodass Dokumente von überall aus einfach und schnell abgerufen und heruntergeladen werden konnten.

Speicherkosten zu sparen ist eindeutig ein großartiger Vorteil, den die Komprimierung von Dokumenten bietet, aber einige der weniger häufig erwähnten Vorteile können von sogar noch größerem Wert sein. Kleinere Dateien sind einfacher per E-Mail zu versenden, lassen sich schneller hochladen, herunterladen und übertragen und ermöglichen es Mitarbeitern, viel schneller miteinander zu kommunizieren. Das schafft ein effizientes Geschäftsumfeld in Branchen, in denen Entscheidungen und Prozesse von den Informationen abhängen, die in Dokumenten enthalten sind.

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